Comment importer rapidement mon fichier d'articles excel sur mybe ?

Cet article détaille comment importer correctement le fichier permettant l'import des articles pendant la formation.

Avant de commencer l'importation, assurez-vous que votre fichier Excel est correctement rempli - retrouvez ici l'article permettant de vous en assurer.

Pré-requis 1 : Les colonnes obligatoires sont correctement remplies (liste ci-dessous)

• Code article
• Désignation (nom article)
• Famille
• Tarif principal - PU TTC
• Fournisseur principal
• Fournisseur principal - PA HT
• Quantité à ajouter en stock
• Prix unitaire

Pré-requis 2 : Chaque ligne d'article possède un code article unique en colonne A

Pré-requis 3 : Il n'y a pas de ligne vide avant la dernière ligne de votre fichier d'import

Pré-requis 4 : Vous avez supprimé les colonnes inutilisées de votre fichier d'import

Pré-requis 5 : La colonne "Quantité à ajouter en stock" contient uniquement des quantités positives (il n'est pas possible d'importer un article avec une quantité à zéro)

Pré-requis 6 : Vérifiez bien que les quantités que vous avez rentrées soient correctes, notamment les quantités finissant avec un 0 comme 10/20/30/40...

Bon à savoir : Si vous gérez des articles avec des déclinaisons / des variantes, il n'est actuellement pas possible de créer ou importer ces derniers via le fichier d'articles excel. Cette fonctionnalité est en cours de développement.

Première étape : Depuis votre application mybe, ouvrez le menu des fonctionnalités

Seconde étape : Dans la fonctionnalité Configuration > Paramètres > Import de données

Première étape : Cliquez sur Import de données, puis sélectionnez Articles

Seconde étape : Cliquez sur Veuillez sélectionner un fichier Excel ou CSV puis choisissez le fichier à importer et validez

Troisième étape : Allez sur la ligne Identification et sélectionnez CODE_ARTICLE puis cliquez sur "Enregistrer"

Important à savoir : Le champ "Identification" permet d'associer chaque ligne d'article à un code article unique. Cela vous permettra à l'avenir de faire des modifications rapides de caractéristiques articles (ajouts de stocks, modifications de prix, etc.) avec un nouvel import de données articles en utilisant le même code article souhaité.

Première étape : Cliquez sur le bloc Colonnes

Seconde étape : Faites correspondre la colonne de votre fichier et le terme équivalent dans le l'application

Important à savoir : Si les libellés sont indiqués en noir ou en vert, cela signifie que la correspondance est correctement effectuée. En revanche, si les libellés sont en orange ou en rouge, cela signifie qu'une action est requise de votre part pour valider la correspondance. Cliquez sur l'icône du crayon pour effectuer la correction nécessaire.

Troisième étape : Pour les correspondances en orange, une action est requise. Cliquez sur le stylo sur la droite. Indiquez "Valeur à ajouter" pour que mybe crée automatiquement la nouvelle valeur

Important à savoir : Si vous avez créé une famille "Accessoires" avec "s" à la fin, et que votre fichier d'import contient la famille "Accessoire" sans "s", alors faites correspondre la valeur avec celle déjà présente dans l'application, autrement le logiciel créera en doublon cette dernière.

Quatrième étape : Assurez-vous que toutes les lignes soient vertes ou blanches avant de continuer et que la colonne de votre fichier corresponde bien à la colonne correspondance

Cinquième étape : Cliquez sur "Enregistrer". Un message "Elément enregistré" apparaît

Bon à savoir : Vous ne pourrez commencer l'import que lorsque tous les libellés de la colonne "Correspondance" sont indiqués en couleur blanche ou verte

‍

Important à savoir : Si une colonne de votre fichier Excel est vide, supprimez cette colonne de votre fichier et réimportez ce dernier, mis à jour, dans l'application

Première étape : Cliquez sur les 3 points en bas à droite de l'écran

Seconde étape : Cliquez sur Vérification

Important à savoir : Le logiciel vérifiera automatiquement pour vous que le fichier est prêt pour l'import. En cas de rapport de vérification comportant des problèmes, cliquez sur "Rapport" afin d'identifier ces derniers (code article en doublon, colonne vide, etc.)

Troisième étape : Sélectionnez l'import que vous êtes en train de réaliser une fois que la vérification est indiquée effectuée à 100%

Astuce : Si vous ne voyez plus votre import, c'est que votre affichage en liste possède un filtre, pensez à vérifier ces derniers pour afficher toutes les étapes de l'importation.

Quatrième étape : Avant d'importer, assurez vous que le Rapport est en vert. Autrement, corrigez votre fichier Excel

Cinquième étape : Retournez aux trois points en bas à droite de votre écran, cliquez sur "Importation", puis "Continuer" et attendez quelques secondes le temps de l'import (vous pouvez cliquez sur Actualiser)

Dernière étape : Retrouvez tout votre catalogue article dans l'application